Einsatzdokumentation für Rettungsdienste

Die elektronische Einsatzdokumentation für Feuerwehren und Rettungsdienste haben sich in vielen Ländern bereits durchgesetzt. Deutschland hinkt hier hinterher.

Im Gegensatz zu den USA, Großbritannien oder auch den skandinavischen Ländern hinkt der deutsche Rettungsdienst hinsichtlich der elektronischen Notfallprotokollierung weit hinterher.
Einer der Gründe hierfür ist sicher die Annahme, die bewährte papiergestützte Erfassung sei gegenüber den vermeitlich teuren Computern und der kostspieligen Software auf den ersten Blick wirtschaftlich günstiger.

Ebenso wird oft die Leistungsfähigkeit der elektronischen Protokollierung und die Sicherheit der erfassten beziehungsweise übermittelten Daten in Frage gestellt.

Teuer und ineffizient
Die Kosten der Papierdokumentation beschränken sich nicht nur auf die Stückkosten des einzelnen Papierprotokolls. Der gesamte Dokumentationsprozess, beginnend bei den ersten Einträgen bis hin zur Archivierung, leidet unter bedeutenden Ineffizienzen.
Insofern gibt es viele Bereiche, in denen der herkömmliche Dokumentationsprozess Rettungsdienstorganisationen weit mehr Geld kostet als gemeinhin angenommen. So ist das Lesen einer fremden Handschrift nicht immer einfach. Man versuche nur einmal die Schrift eines Mitarbeiters zu entziffern, der vielleicht gerade ein Menschenleben gerettet hat und der nun um drei Uhr morgens versucht, unter Extrembedingungen zu dokumentieren.
Die Aussagekraft der entsprechenden Protokollierung kann somit schnell zu einem Problem werden – sowohl im Hinblick auf die Vollständigkeit der medizinischen Dokumentation als auch was die Erfassung abrechnungsrelevanter Informationen angeht.

Viele Rettungsdienstorganisationen und Feuerwehren stellen deshalb Mitarbeiter ab, die überwiegend mit der Erfassung und Kontrolle der Einsatzdokumente beschäftigt sind. Die Kosten der Arbeitszeit und der oft jahrelangen Archivierung der Dokumente können erheblich sein.
Überdies stellt die sichere Aufbewahrung der Dokumente ein Problem dar, falls es nicht durchgängig gelingt, eine verlässliche Zugangskontrolle zum Archiv zu gewährleisten. Diese beschriebenen Ineffizienzen werden mit der Nutzung einer elektronischen Einsatzdokumentation weitgehend eliminiert. Somit können – einmal eingeführt – zahlreiche Vorteile dieser Methode genutzt werden.

Auswertung per Mausklick
Eines der grössten Vorteile der elektronischen und damit lückenlosen Dokumentation ist die Tatsache, dass die erhobenen Daten zur weiteren Analyse jederzeit bereitstehen. Die Daten können den Rettungsdienstorganisationen wertvolle Informationen über Leistungsparameter (z. B. Hilfsfristen) oder über die Versorgungsqualität (z. B. erfolgte medizinische Massnahmen bei bestimmten Indikationen) geben. Überdies stärken die Daten die Position der Rettungsdienste bei Verhandlungen mit den Kostenträgern und können damit auch ein entscheidener Vorteil bei Ausschreibungen über die Vergabe von Rettungsdienstleistungen sein.

Stehen diese Informationen einer Organisation jedoch nur über Umwege, wie zum Beispiel durch das derzeit noch oft zu beobachtende nachträgliche Einscannen oder gar durch die manuelle Transskription in Datenbanken zur Verfügung, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit von lückenhaften und damit unzuverlässigen Daten. Wenn die einsatzrelevanten Daten regelmäßig und über einen längeren Zeitraum elektronisch erfasst, übermittelt und gespeichert werden, steht der Datenbestand mit sehr geringem Aufwand für detaillierte Analysen durch die Fachabteilungen zur Verfügung. Dabei wird durch passwortgeschützte Zugriffskontrolle sichergestellt, dass einerseits nur autorisierte Personen überhaupt Zugang zu diesen Informationen erhalten und andererseits diese nur die für sie relevanten Datensätze einsehen können. Da elektronische Notfallprotokolle in der Regel auch andere Dokumente wie Fotos und EKG-Daten enthalten, erhöht dies die Vollständigkeit des erfassten Geschehens und erlaubt damit eine noch bessere Auswertung.

Verbesserte Abläufe
Die elektronisch erfassten Daten können den Rettungsdiensten entscheidende Informationen liefern, um die internen Abläufe effizienter zu gestalten und um geeignete Kontrollmechanismen zu etablieren, die eine kontinuierliche Verbesserung der Versorgung gewährleisten. Allein die Möglichkeit, mittels Datenbankabfragen sehen zu können, inwieweit zum Beispiel noch Trainingsbedarf bei den Rettungskräften besteht, erweist sich als unschätzbarer Vorteil. Nicht nur für die versorgten Patienten, sondern auch gegenüber potentiellen Wettbewerbern.

Automatisierte Rechnungsstellung
Elektronische Abrechnungsprogramme benötigen die Einsatzdaten oft in speziellen Formaten, die häufig eine nochmalige – und damit redundante – Dateneingabe erfordern. Digitalisierte Abrechnungsdaten tragen im Gegensatz dazu wesentlich zu einer Optimierung der Rechnungserstellung bei. So wird die Zahl der ‚Rückläufer‘, also derjenigen Protokolle, die als fehlerhaft oder unvollständig von den Kostenträgern beanstandet werden, deutlich reduziert. Die Höhe des Rechnungsausfalls durch unvollständige, fehlerhafte oder gar verlorene Papierprotokolle kann im Verlauf eines Jahres schnell mehrere zehntausend EURO betragen. Eine Beispielrechnung soll dies verdeutlichen: Bei einem durchschnittlichen Kostensatz von 329€ für den bodengebundenen Rettungsdiensteinsatz (Quelle: Geschäftbericht AOK Baden-Württemberg 2009, S.32), bei geschätzten 20,000 Einsätzen im Jahr und einer fiktiven Ausfallquote von nur 0,5% ergibt sich bereits eine potentielle Unterdeckung von mehr als 32,000 €. Weiterhin wird der gesamte Abrechnungsprozess von der Übermittlung bis hin zur Prüfung und Erstellung vereinfacht. So stehen in der Regel Leistungsabrechnungen bereits am Tage des erfolgten Einsatzes zur elektronischen Übermittlung an die Kostenträger bereit. Alle diese Vorteile sollten von jeder elektronischen Einsatzdokumentation erwartet werden, die eine Rettungsdienstorganisation einzuführen gedenkt.

Die Kosteneinsparungen, der Zeitgewinn und der erhobene vollständige Datenbestand wird jeder Organisation helfen, effizienter zu arbeiten.

Fünf Kriterien
Bei der Auswahl einer geeigneten Einsatzdokumentationssoftware gibt es eine Reihe von Kriterien, die sicherstellen, dass das gewählte System auch wirklich optimal funktioniert.

Konfiguration
Nichts kann frustrierender sein, als eine Software zu kaufen, nur um dann festzustellen, dass noch umfangreiche Anpassungsarbeiten erforderlich sind. Dies kostet nicht nur Geld, sondern bedeutet oft auch eine erhebliche Verzögerung der endgültigen Einführung. Deshalb ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die es dem Rettungsdienst erlaubt, das Einsatzdokumentationssystem selbständig an die jeweiligen Erfordernisse anzupassen. Dies betrifft insbesondere die Administration der Stammdaten wie. z.B den Rettungsmittelbestand, den Mitarbeiterstamm oder den aktuellen Ausbildungsstand der Rettungskräfte.

Bedienerfreundlichkeit
Einsatzdokumentationslösungen werden mit Sicherheit scheitern, wenn die Mitarbeiter wochen- oder gar monatelang trainiert werden müssen. Ein gutes System sollte einfach bedient werden können. Erfahrungsgemäß gibt es in jedem Rettungsdienst Widerstände, Papier und Stift mit einem Tablet PC zu tauschen. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass die Software intuitiv ist und nur geringen Schulungsaufwand erfordert.

Einbindung medizinischer Komplementärgeräte
Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Wenn es das Ziel der elektronischen Datenerfassung sein soll, effizienter zu arbeiten, müssen die von medizinischen Geräten erfassten Parameter (z.B. von Defibrillatoren) zwingend integriert werden können. Dies bedeutet dass EKGs und Vitaldaten automatisiert in das Protokoll eingetragen und permanent gespeichert werden können.

Flexibilität
Noch ist es nicht immer möglich, im Einsatz vollständig auf Papier zu verzichten. Deshalb wird ein gutes Einsatzdokumentationssystem den Druck des Protokolls und die optionale Übermittlung per Fax oder email ermöglichen.

Verlässlichkeit
Eine Software ist schnell geschrieben, insbesondere eine für die elektronische Datenerfassung im Rettungsdienst. Nicht so einfach hingegen ist es, eine zuverlässige und eine unter allen Umständen voll funktionsfähige Software zu programmieren. Dies erfordert Erfahrung sowie die Einhaltung rigoroser und strukturierter Entwicklungsprozesse. Ebenso erfordert dies Ressourcen, sprich eine nicht unerhebliche Anzahl von Entwicklern.

Allzu oft erfährt man von Rettungsdiensten , die sich auf die Dienste kleinerer Softwarefirmen verlassen, welche alles versprechen, aber nur wenig halten (können) und leider nicht selten eine fehlerhafte Software ausliefern. Gerade in diesem Wachstumssegment des Marktes gibt es viele kleinere Anbieter, die, ausgestattet mit wenigen Entwicklern und noch weniger finanziellen Ressourcen, immer neue Aufträge benötigen, um bestehende Projekte überhaupt fertigstellen zu können. Rettungsdienste sollten deshalb Zulieferer bevorzugen, die Erfahrung in der Entwicklung von Softwarelösungen nachweisen können und die vor allem über die internen Ressourcen und finanziellen Mittel verfügen, eine entsprechende Software anzubieten, die auch langfristig weiterentwickelt werden kann.

Standard in der elektronischen Datenerfassung
Mit dem RescueNet Ambulance Pad bietet die Fa. ZOLL eine Lösung an, die den heutigen und zukünftigen Anforderungen des Rettungsdienstes gerecht wird. RescueNet Ambulance Pad ist die vierte Generation eines Einsatzdokumentationssystems, das sich seit mehr als zehn Jahren im Rettungsdienst bewährt hat.

Die ursprüngliche Version basierte noch auf DOS-basierten Computern . Über die Jahre hatte sich diese Version in das Nachfolgeprodukt EMS Pro entwickelt.
Die Akquisition durch ZOLL im Jahre 1999 ermöglichte die entscheidene Weiterentwicklung des Systems zum heutigen Standard.

RescueNet Ambulance Pad und seine Vorgängerversionen kommen in derzeit mehr als 500 Rettungsdienstorganisationen und Feuerwehren zum Einsatz.
Nach eigenen Aussagen repräsentiert diese Softwarelösung eines der am weitesten verbreiteten Einsatzdokumentationssysteme weltweit.

Das System beinhaltet ein elektronisches Protokoll nach DIVI 4.2 (MIND 2) für NEF, RTW und KTW Fahrzeuge mit frei definierbaren Pflichtfeldern, sowie der Option der automatischen Übernahme von Vital- / EKG-Daten seitens der im Rettungsdienst eingesetzten Defibrillatoren via Bluetooth in das Einsatzprotokoll.

Die Datenerfassung mittels RescueNet Ambulance Pad ist denkbar einfach. Die Eingabe der Daten erfolgt auf maximal nur zwei Benutzerebenen. Die erste, oberste, Ebene bildet diejenigen Daten des Notfallprotokolls DIVI ab, die am häufigsten verwendet bzw. benötigt werden. Auf der zweiten, unteren, Ebene hingegen werden die Daten wie in der Papierversion abgebildet.
Die Aufteilung in zwei Benutzeroberflächen ermöglicht es dem Anwender, nur die für ihn aktuellen und damit relevanten Daten einzugeben und auf einen Blick eine Gesamtübersicht über das Notfallprotokoll und damit über die Notfallsituation zu erhalten. Somit wird das zeitaufwändige und fehlerbehaftete ‚Umherklicken‘ durch Menüs, Untermenüs und zusätzliche Navigationsmenüs vermieden.

Die Versichertendaten können sowohl von der Krankenversicherungskarte als auch von der neuen eGK per integrierten Kartenleser in das Einsatzprotokoll übernommen werden. Weitere Zusatzmodule wie z.B. Rote Liste, Gefahrenstoffdatenbank, Desinfektionsrichtline oder eine Anbindung an das Reanimationsregister können jederzeit in das bestehende System integriert werden. Der Protokollausdruck erfolgt bei Bedarf entweder auf einem lokalen Fahrzeugdrucker oder zentralen Drucker im Krankenhaus. Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, das Protokoll automatisch an ein Faxgerät oder eine email-Adresse zu versenden.

Mehr Effizienz
RescueNet Ambulance Pad ePCR ist Teil der RescueNet Produktfamilie, die es jedem Rettungsdienst und jeder Feuerwehr ermöglichen, nahezu alle Aspekte der Rettungskette elektronisch abzubilden.

Vom Moment des Eingangs eines Notrufes an bietet RescueNet Lösungen, die eine zentrale Steuerung, Kontrolle und Dokumentation des Einsatzablaufes erlauben.
ZOLL entwickelt, vermarktet und vertreibt die Software RescueNet für Einsatzleitstellen, Abrechnung, Feuerwehrmanagement und mobile Datenerfassung. RescueNet ist das einzige vollständig integrierte Datenmanagement, das es Feuerwehren und Rettungsdiensten ermöglicht, einsatzkritische Informationen zuverlässig zu analysieren und damit die Effizienz der Rettungsmassnahmen zu maximieren.